Décider ce qu'on veut qu'on dise
Avant de parler de canaux, trois questions. Qui doit parler de votre événement : vos clients, la presse, des créateurs, vos équipes ? Que doivent-ils retenir, en une seule phrase ? Qu'est-ce qui prouvera, dans une semaine, que cela a marché ?
Un message unique tient mieux qu'un message complet. Il guide le nom de l'événement, le lieu, l'invitation, les contenus et le bilan. Notre modèle de brief pose ces questions dans l'ordre.
Avant : annoncer sans tout révéler
L'invitation est déjà un contenu : son objet, sa carte, son premier message donnent le ton. Elle part assez tôt pour que les agendas se libèrent, et elle laisse une part de surprise pour le jour J.
Pour la presse, un save the date précède l'invitation personnalisée, avec l'angle éditorial en deux lignes. Pour les créateurs, on choisit par affinité plus que par audience, et on précise dès l'invitation ce qui est attendu. Notre kit voyage de presse donne les modèles.
Pendant : un moment qui se filme tout seul
Un événement dont on parle contient une image que l'on veut montrer : un décor du quotidien, un objet de luxe qui n'a rien à y faire, quelqu'un qui joue le jeu. Notre test est simple : peut-on le refaire en Reel ? Si oui, le contenu se fabrique pendant la soirée, sans qu'on le demande.
La captation se prépare comme le reste : photographe et vidéaste briefés avant, lumière pensée pour l'image, zone calme pour les prises de parole. Un panneau à l'entrée informe les invités qu'ils seront photographiés ou filmés, et ceux qui préfèrent ne pas l'être sont repérés dès l'accueil.
Notre équipe a produit : Paris Blockchain Week, dîner de 600 convives sous la Pyramide du Louvre. Photo : Dare-Dare.
Après : prolonger l'événement
Le lendemain, un récapitulatif en photos et une vidéo courte partent vers les invités, avec un remerciement personnalisé. Les contenus pour les réseaux sont étalés sur plusieurs jours plutôt que publiés d'un bloc, et les retombées presse sont suivies et listées.
Les droits se vérifient avant de publier : accord des personnes reconnaissables, droits de la musique utilisée dans une vidéo, mention d'un partenariat avec un créateur.
Notre équipe a produit : Maybelline NYX, loge VIP à l'Accor Arena. Photo : Dare-Dare.
Presse, créateurs, équipes : qui parle de quoi
Trois publics, trois contenus. La presse veut un angle, des chiffres vérifiables et des visuels libres de droits. Les créateurs veulent un lieu qui se filme et une liberté de ton. Vos équipes veulent savoir ce qui s'est passé, et être fières d'y avoir contribué.
C'est la logique de nos événements influence, de nos voyages de presse et de nos lancements de produits : le lieu, le moment fort et les invités sont choisis pour ce que chacun pourra raconter.
Notre équipe a produit : Samsung Influences. Photo : Dare-Dare.
Mesurer ce qui s'est dit
Les indicateurs se fixent avant l'événement, pas après : taux de présence, retombées presse listées, contenus produits et repris, demandes reçues dans les jours qui suivent. Un chiffre sans point de départ ne prouve rien.
Nous remettons un bilan avec ces indicateurs, les photos et les vidéos, et ce que nous referions autrement.
Notre check-list avant de communiquer
Un message en une phrase. Une liste de ceux qui doivent en parler. Une invitation soignée. Un moment signature qui se filme. Un photographe et un vidéaste briefés. Un panneau d'information sur les images. Un récapitulatif envoyé le lendemain. Des indicateurs fixés avant, un bilan après.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que la communication événementielle ?
C'est l'ensemble des actions qui font connaître et vivre un événement avant, pendant et après : annonce, invitations, relations presse et créateurs, contenus tournés sur place, remerciements et bilan. Elle sert l'événement et prolonge son effet au-delà des invités présents.
Quand commencer à communiquer sur un événement ?
Dès que la date et le lieu sont fixés : l'invitation est le premier contenu. Pour la presse, un save the date part plusieurs semaines avant ; pour un lancement ou un voyage de presse, comptez 2 à 3 mois de préparation.
Faut-il inviter des créateurs de contenu ?
Seulement si le public visé les suit. On les choisit par affinité avec la marque, on prévoit un lieu qui se filme, et tout contenu obtenu contre un cadeau ou une rémunération doit être signalé comme tel (loi du 9 juin 2023 sur l'influence commerciale).
Comment mesurer le succès de la communication d'un événement ?
On fixe les indicateurs avant : taux de présence, retombées presse, contenus produits et repris, demandes reçues après l'événement. Le bilan est remis avec les photos et les vidéos.
Combien coûte la communication d'un événement ?
Nous n'affichons pas de prix type : cela dépend du nombre de contenus, de la captation, des invités presse et créateurs. Réponse sous 24 h, devis détaillé poste par poste.